columnasTecnología

ERP para mi empresa

Hoy en día no existe duda que las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) contribuyen sustancialmente al desarrollo de la sociedad. Convivimos a diario con tecnologías que nos facilitan la vida, podemos realizar compras en línea, transferencias electrónicas, mantenernos informados del acontecer local y mundial al instante, capacitarnos en línea, escuchar música, ver películas y series, comunicarnos con cercanos desde cualquier lugar. Todo esto desde nuestro teléfono móvil con una conexión a internet.

Fabuloso verdad, pero, en el ámbito de las empresas ¿cómo estas TIC favorecen su funcionamiento?, pareciera ser que hoy no solo basta con que una empresa posea un computador y conexión a internet para comprar a sus proveedores, enviar cotizaciones a clientes o realizar factura electrónica a través de SII. El mercado y los clientes somos cada vez más exigentes, lo que lleva a las micro y pequeñas empresas a desarrollar habilidades especiales para mejorar el servicio a sus clientes y gestión interna.

Un aspecto fundamental para mejorar la gestión de una empresa es contar con herramientas que faciliten su administración, por medio de la automatización de servicios y procesos, permitiendo un ahorro importante de costos, agilizando la toma de decisiones y respuesta rápida tanto a nivel interno como en la relación con sus clientes. ¿Tiene usted claro cuánto le deben pagar sus clientes en 30 días más?

En esta línea, los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP – Enterprise Resources Planning), se han presentado como una solución para mejorar la gestión, dado que permiten la integración de las operaciones de una empresa. Emitir una venta y rebajar de inventario, cargar la venta a la cuenta del cliente, enviar la factura al cliente y al SII, cargar a la cuenta contable, implica el uso de al menos 4 procesos completamente integrados.

Los objetivos que pretende un ERP son diversos y transversales al interior de una empresa, van desde la mejora en la toma de decisiones, hasta aspectos cotidianos como evitar duplicidades de datos y tareas. Es un hecho que los ERP mejoran la eficiencia y capacidad operativa, generalmente automatizando tareas manuales, lo que trae consigo un aumento en el control y trazabilidad, además de una disminución de tiempos, errores y costos.

El ERP es un sistema escalable con diseño modular, esto es, usted contrata únicamente lo que requiera, pudiendo habilitar posteriormente otras funcionalidades. Típicamente, los ERP incluyen módulos como compras, ventas, tesorería y cobranzas, inventario, clientes, proveedores, contabilidad, RRHH y activo fijo, entre otros.

Sin embargo, el contar con un ERP no es garantía de una mejor gestión y por consecuencia para una disminución de costos, en este sentido, es fundamental contar con habilidades de los usuarios, de modo que la combinación exitosa entre TIC y habilidades resulta una ventaja competitiva.

Podemos encontrar 4 factores de éxito que influyen fuertemente en la puesta en marcha de un ERP.

  • Planificar estratégicamente el uso de TIC en la empresa: Es decir, tener claro qué tecnología necesito para mi empresa, ¿necesito un supercomputador para almacenar mis datos? probablemente no, dado que hoy existen servicios de ERP 100% en línea que no requieren de inversión inicial, puesto que solo se requiere de un computador conectado a internet para comenzar a funcionar.
  • Contar con un alto compromiso ejecutivo: Es fundamental que el dueño del negocio esté convencido de que el uso de un ERP es un beneficio, una inversión y nunca un gasto innecesario. En mi experiencia me he encontrado con muchos propietarios que prefieren seguir contando sus ventas con palitos y evitarse el ajetreo de instalar un sistema, “nooo, es muy complicado”, “es muy caro”, “la gente nos compra igual”.
  • Habilidades en TIC y procesos de negocios: Es esperable que la empresa que usted seleccione para implementar un ERP cuente con las habilidades para adaptar el software a sus necesidades, realizar las pruebas necesarias y corregir errores. Un software es un sistema complejo, y evoluciona constantemente, vea cuántas veces ha actualizado el sistema operativo de su celular o computador, y verá que esto nunca se detiene. En este sentido es fundamental que exista siempre un grado de flexibilidad donde la empresa proveedora del ERP evolucione junto a su empresa y no termine usted adaptándose forzosamente al software.
  • Entrenamiento y predisposición al cambio: Los usuarios del sistema juegan un rol fundamental en el éxito de un sistema, de este modo, es prioritario que los usuarios tengan una buena disposición a mejorar la manera en que realizan su trabajo, al mismo tiempo, deben comprender claramente cómo funciona el sistema, lo que se logra con un entrenamiento adecuado. Recuerdo hace ya varios años atrás haber encontrado usuarios que no habían interactuado nunca con el mouse y partimos desde ahí, hoy en día no pueden funcionar sino es a través de un sistema, de un modo u otro, todos evolucionamos.

En ningún caso esto es una guía para evaluar un ERP, está bastante lejos de eso, solo hemos revisado algunos aspectos básicos a considerar. Lo importante es atreverse a dar el paso, si hoy realizar tareas repetitivas como hacer una factura y luego registrar la venta en un libro, hacer inventario constantemente, o no tiene claro cuántos productos le quedan en su bodega, o no tiene claridad de cuánto dinero hay en su bodega, tal vez más del necesario, cuáles son los productos con poca rotación, cuántos clientes le deben, cuánto debe pagar a sus proveedores, en fin, son muchas las preguntas que sin un ERP probablemente no tengan respuesta y si la tiene la tendrá para un par de días más.

Fabián Villagrán Gutiérrez

Ingeniero de Ejecución en Informática

Magíster en Ciencias de la Computación, Licenciado en Educación.

www.nubos.cl

www.mypyme.cl

Comentarios
Mostrar más
Botón volver arriba
Cerrar
Cerrar